1．系统
在存储程序的控制下，计算机把数据处理成信息。对系统的定义略加思考，任何一个已知的计算机应用至少包含三个部分，硬件、软件和数据。仅仅编写一个程序是不够的，因为程序只是系统中的一部分。
系统就是为实现一个目标而共同工作的一组部件。例如，考虑一个工资系统，它的目标是为雇员付工资，应包含哪几部分呢？每天雇员们把他们工作的时数记录在计时卡片上，每周末把计时卡片收集起来，送给计算中心，在计算中心把计时卡片上的数据读给工资程序。当工资程序执行时，程序存取数据文件。最后，打印出工资单，用来分发。为使系统工作，人、处理过程、输入和输出介质、文件、硬件和软件都必须认真地协调。注意，程序只是系统中的一部分。
2．系统分析
因为人们需要信息，所以要开发基于计算机的系统。被称为用户的那些人常常知道需求什么信息，但是他们可能缺乏得到这些信息的计算机的专门知识。计算机技术方面的专业人员，例如程序设计员有这方面的专门知识，但是可能在用户的专业领域内缺少训练。麻烦的是，用户和程序员似乎常常讲不同的语言，导致了两者之间的联系障碍。系统分析员是一个专业人员，他能把用户的需求转换成计算机专业术语，因此他是用户和技术专业人员之间的桥梁。
像工程师或建筑师一样，系统分析员把他扎实的技术技能与知识、想象力和一点艺术结合起来去解决问题。通常，分析员遵循一个意义明确的有条理的过程，至少应包括以下几个步骤：
1. 问题的定义
2. 分析
3. 设计
4. 实现
5. 维护
在每一步骤的结尾，研究的结果都要形成文件，提供给用户和程序设计员。基本的思想是要尽早地抓住和修正错误以及一些未理解之处。也许通过一个例子来说明该过程是最好的方法。
设想一个小服装店，成批地购买货物，把货物摆在货架上，零售给顾客。一方面库存太多会造成不必要的开销；另一方面可供挑选的商品太少会使顾客推动购买的信心。理想上，希望达到一个平衡，货物即充足但又不太多。
麻烦的是，随着顾客的购买库存减少了，还有退货以及追加订货等情况，所以货物的清单经常地发生变化。店主喜欢按货物清单购销，刚好在商店售完某种货物之前，再订购这种货。对一项商品，该任务是容易完成的，只要计算一下手头现存的货物数量就行了。遗憾的是商店要经管几百种不同的货物，始终跟踪每一种货物的销售情况是不实际的，也许计算机可以帮这个忙吧？
2.1 问题定义
在系统分析和设计过程中的第一步，是问题的定义。分析员的目标是确定用户需求是什么（本例中就是店主需求什么）。注意，当这个过程开始时，用户拥有很重要的资料，分析员必须认真地听和学。用户几乎都不是计算机方面的专家，他们大多数人把计算机看成魔术盒，并不关心它是如何工作的。在该阶段上，分析员不必考虑程序、文件或计算机硬件，但他们必须用自己的专业术语与用户对话。目的是确保用户和分析员两者都思考同一件事。因此，一份能表达分析员对问题理解程序的清晰的书面报告是必要的。用户应该反复地阅读和修改这份书面报告。此时是在时间、金钱和精力被浪费之前抓出错误和疏漏的好时机。
通常，接着初步的问题定义，分析员要进行可行性研究。该研究是整个系统分析和设计的一个简略的方案，应力图回答以下三个问题。
1. 问题能解决吗？
2. 在用户的环境下问题能解决吗？
3. 在一个合适的花费上问题能解决吗？
如果这些问题中的任何一个得到的是否定回答，那么该系统就不应开发。有了好的问题定义和肯定的可行性研究。分析员就能着手计划和研究问题的解了。
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